Politique de confidentialité

Traitement des données personnelles chez Translator Scandinavia

Chez Translator Scandinavia, nous nous soucions de votre vie privée et nous nous efforçons toujours d’atteindre un niveau élevé de protection des données (par exemple, nous ne vendrons jamais vos données personnelles à une autre société).

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons et utilisons vos informations personnelles. Il décrit également vos droits et la manière de les faire valoir. Il est important que vous lisiez et compreniez cette politique de confidentialité et que vous vous sentiez à l’aise avec le traitement de vos données personnelles. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.

Ces informations peuvent être mises à jour. La dernière version est toujours publiée sur notre site web. Si nous apportons des changements significatifs à la manière dont nous traitons vos données personnelles, nous vous en informerons par courrier électronique. Dernière mise à jour le 24 mars 2022.

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel et qu’est-ce qu’un traitement de données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui peuvent être directement ou indirectement attribuées à une personne physique vivante. Par exemple, les images et les enregistrements audio traités sur un ordinateur peuvent constituer des données à caractère personnel, même si aucun nom n’est mentionné. Les données cryptées et les différents types d’identités électroniques (par exemple les numéros IP) sont des données à caractère personnel si elles peuvent être associées à des personnes physiques. Le traitement des données à caractère personnel est tout ce qui concerne les données à caractère personnel. Toute action entreprise avec des données personnelles constitue un traitement, qu’elle soit ou non effectuée par des moyens automatisés. Les opérations de traitement courantes comprennent la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, le traitement, le transfert et l’effacement.

Qui est responsable des données personnelles que nous collectons ?

Translator Scandinavia AB, numéro d’organisation 556412-6869, adresse Box 4209, 102 65, Stockholm, est le responsable du traitement des données personnelles de l’entreprise.

Quelles sont les coordonnées que nous recueillons sur vous en tant que client et pourquoi ?

Lorsque vous nous envoyez une demande de devis

Afin de traiter un devis, nous stockons certaines de vos données personnelles dans notre système de gestion des commandes, notre courrier électronique et notre serveur de fichiers. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Informations sur votre entreprise (nom et numéro d’organisation)

La base juridique est l’exécution d’un contrat. La collecte de vos coordonnées est nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations.

Nous conservons les données pour la durée du contrat et pour une période de 7 ans par la suite afin de traiter les plaintes éventuelles et les exigences légales. S’il n’y a pas de contrat ou de commande, nous supprimons les données de nos systèmes au bout de deux ans seulement.

ATTENTION ! Nous ne travaillons pas pour des particuliers. Si vous nous envoyez une demande en tant que particulier, nous ne conserverons aucune donnée personnelle vous concernant et votre demande, y compris tout matériel que vous nous avez envoyé pour traduction, sera supprimée de nos systèmes.

Lorsque vous vous engagez dans une coopération avec nous

Afin de traiter les devis, les commandes et les paiements comme convenu, nous stockons certaines de vos données personnelles dans notre système de gestion des commandes, notre courrier électronique, notre serveur de fichiers et notre système financier. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Informations sur votre entreprise (nom et numéro d’organisation)
• Données de paiement (historique des paiements et informations sur les paiements)

La base juridique est l’exécution d’un contrat. La collecte de vos coordonnées est nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations.

Nous conservons les données pour la durée du contrat et pour une période de 7 ans par la suite afin de traiter les plaintes éventuelles et les exigences légales.

Quelles sont les informations de contact que nous recueillons sur vous en tant que prospect et pourquoi ?

Afin de trouver de nouveaux clients, nous stockons certaines de vos données personnelles dans nos systèmes de gestion des commandes et de courrier électronique. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Informations sur votre entreprise (nom et numéro d’organisation)

La base juridique est la mise en balance des intérêts.

Les traitements effectués sont l’enregistrement dans notre système de gestion des commandes et les notes prises lors des réunions de présentation et/ou des appels téléphoniques.

S’il n’y a pas de contrat ou de commande, nous supprimons les données de nos systèmes au bout de deux ans seulement.

Quelles sont les coordonnées que nous recueillons sur vous en tant que prestataire de services linguistiques et pourquoi ?

Lorsque vous vous engagez dans une coopération avec nous

Afin de pouvoir vous contacter pour des missions et traiter les paiements comme convenu, nous stockons certaines de vos données personnelles dans notre système de gestion des commandes. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Votre numéro d’identification personnel lorsqu’il est identique au numéro de votre organisation (par exemple, entreprise individuelle).
• Informations sur votre entreprise (nom et numéro d’organisation)
• Modalités de paiement
• CV, lettre de motivation, diplômes et certificats de travail
  Vos compétences
• Évaluations de vos compétences

Les informations sont également stockées dans d’autres systèmes informatiques tels que notre serveur de fichiers, notre gestionnaire de courrier électronique, notre système de gestion des contrats et notre système financier.

La base juridique du traitement est l’exécution des contrats avec nos clients et avec vous en tant que fournisseur.

Les courriels et autres documents relatifs aux projets sont supprimés au plus tard 7 ans après la livraison finale de chaque projet.

Nous conservons des informations sur vous et vos compétences jusqu’à nouvel ordre.

Si vous faites partie d’un appel d’offres ou d’une offre de notre part, les informations contenues dans votre CV, y compris vos nom et prénom, vos certificats et vos attestations d’études, peuvent être transmises à nos clients.

La base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat.

Si vous participez à des projets de traduction de documents boursiers, nous, nos clients et les autorités conservons les données personnelles suivantes :

• Prénom et nom
• Numéro de téléphone
• Adresse électronique
• Numéro de sécurité sociale ou équivalent

La liste d’initiés recense toutes les personnes qui ont accès à des informations privilégiées et qui travaillent pour l’émetteur dans le cadre d’un contrat de travail ou qui effectuent d’autres tâches leur permettant d’avoir accès à des informations privilégiées.

Les informations sont stockées sur notre serveur de fichiers, dans Outlook et chez nos clients, et sont supprimées lorsque vous n’avez plus accès aux informations internes.

La base juridique du traitement est une obligation légale.

Quelles sont les données personnelles que nous recueillons sur vous en tant que demandeur d’emploi et pourquoi ?

Afin de trouver de nouveaux employés ou partenaires, nous conservons certaines de vos données personnelles dans des courriers électroniques et des serveurs de fichiers. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Votre numéro d’identification personnel, s’il est le même que celui de votre organisation (par exemple, entreprise individuelle) ou s’il figure dans vos documents.
• CV, lettre de motivation, diplômes et certificats de travail

Pendant la période de candidature. La plupart d’entre eux sont éliminés une fois le recrutement terminé. Les candidatures qui semblent présenter un intérêt pour un recrutement futur sont conservées pendant deux ans au maximum.

Quelles sont les coordonnées que nous recueillons à votre sujet en tant que fournisseur d’autres services et pourquoi ?

Afin de vous contacter et de mener à bien notre coopération comme convenu, nous stockons certaines de vos données personnelles dans nos systèmes de gestion des commandes, de courrier électronique et de gestion financière. Les données personnelles que nous conservons sont

• Votre prénom et votre nom
• Vos coordonnées (adresse, e-mail et numéro de téléphone)
• Votre numéro d’identification personnel lorsqu’il est identique au numéro de votre organisation (par exemple, entreprise individuelle).
• Évaluation des fournisseurs
• Modalités de paiement

La base juridique du traitement est l’exécution d’un contrat avec un fournisseur.

Nous conservons ces informations jusqu’à la fin de l’achat (y compris la livraison et le paiement) et pendant une période de 7 ans par la suite.

Données personnelles dans le matériel à traduire

La présence de données personnelles dans les textes à traduire.

Par exemple, les noms et prénoms des membres d’un conseil d’administration dans un rapport annuel ou le dossier médical d’un patient. Des données personnelles peuvent figurer dans le matériel à traduire sans que nous le sachions. La gestion de ces données personnelles potentielles peut s’avérer difficile pour diverses raisons, notamment

• Il peut être impossible d’identifier les données à caractère personnel contenues dans un contenu à traduire avant que celui-ci n’ait été envoyé à la traduction et que celle-ci n’ait commencé, par exemple en raison de l’ampleur de la mission, du format ou parce que le chef de projet ne comprend pas la langue source.
• Les donneurs d’ordre ne sont pas toujours conscients de l’importance de la protection des données et des implications en matière de données personnelles du matériel à traduire.
• Le contenu à traduire est transféré dans différents pays pour être traduit.

Stockage

La documentation relative au projet, y compris les textes à traduire, est conservée pendant 7 ans après la livraison finale. Les textes contenus dans les mémoires de traduction sont conservés indéfiniment, sauf accord contraire.

Si nous découvrons que les textes contiennent des données personnelles sensibles, nous en informons le client, nous anonymisons si possible la documentation avant de commencer la mission et, s’il n’est pas possible de l’anonymiser, nous supprimons les fichiers de nos différents systèmes informatiques après la livraison finale.

Quelles sont les sources de collecte de vos données personnelles ?

Outre les informations que vous nous fournissez, nous pouvons également collecter des données à caractère personnel auprès de tiers. Les données que nous recueillons auprès de tiers sont les suivantes :

1) des informations sur l’adresse provenant de registres publics afin de s’assurer que nous disposons de l’adresse correcte pour vous.

2) Informations sur la solvabilité provenant d’agences de notation, de banques ou de fournisseurs d’informations.

Avec qui pouvons-nous partager vos données personnelles ?

Responsables du traitement des données.

Dans les cas où cela est nécessaire pour fournir nos services, nous partageons vos données à caractère personnel avec des sociétés qui sont des “processeurs de données” pour nous. Un sous-traitant est une société qui traite les informations en notre nom et selon nos instructions. Nous faisons appel à des responsables du traitement des données pour nous aider :

1) Comptabilité.

2) Marketing (optimisation des recherches, conception de sites web, relations publiques).

3) les services informatiques (sociétés qui gèrent le fonctionnement nécessaire, l’assistance technique et la maintenance de nos solutions informatiques).

4) Systèmes d’entreprise.

Lorsque vos données personnelles sont partagées avec des sous-traitants, c’est uniquement à des fins compatibles avec les objectifs pour lesquels nous avons collecté les informations (par exemple, pour remplir nos obligations en vertu du contrat d’achat).

Nous contrôlons tous les sous-traitants de données pour nous assurer qu’ils peuvent fournir des garanties adéquates concernant la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Nous avons conclu des accords écrits avec tous les sous-traitants de données, en vertu desquels ils garantissent la sécurité des données à caractère personnel traitées et s’engagent à respecter nos exigences en matière de sécurité, ainsi que les restrictions et les exigences relatives au transfert international de données à caractère personnel.

Les entreprises qui sont des contrôleurs de données indépendants.

Nous partageons également vos données personnelles avec certaines entreprises qui sont des contrôleurs de données indépendants. Le fait que l’entreprise soit un contrôleur de données indépendant signifie que nous ne contrôlons pas la manière dont les informations fournies à l’entreprise sont traitées.

Les contrôleurs de données indépendants avec lesquels nous partageons vos données personnelles sont :

1) les autorités publiques (police, autorités fiscales ou autres) si la loi l’exige ou en cas de suspicion d’infraction pénale.

2) Les entreprises organisant le transport général de marchandises (entreprises de logistique et transitaires).

3) les entreprises proposant des solutions de paiement (acquéreurs de cartes, banques et autres prestataires de services de paiement).

Lorsque vos données personnelles sont partagées avec une entreprise qui est un contrôleur de données indépendant, la politique de confidentialité et la gestion des données personnelles de cette entreprise s’appliquent.

Où traitons-nous vos données personnelles ?

Nous nous efforçons toujours de traiter vos données personnelles au sein de l’UE/EEE et tous nos systèmes informatiques sont situés dans l’UE/EEE. Toutefois, pour l’assistance et la maintenance du système, il se peut que nous devions transférer les informations vers un pays situé en dehors de l’UE/EEE, par exemple si nous partageons vos données à caractère personnel avec un sous-traitant qui, lui-même ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant, est établi ou stocke des informations dans un pays situé en dehors de l’UE/EEE. Dans ces cas, le sous-traitant ne peut accéder qu’aux informations pertinentes à cette fin (par exemple, les fichiers journaux).

Quel que soit le pays dans lequel vos données personnelles sont traitées, nous prenons toutes les mesures juridiques, techniques et organisationnelles raisonnables pour garantir le même niveau de protection que dans l’UE/EEE. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l’UE/EEE, le niveau de protection est garanti soit par une décision de la Commission européenne selon laquelle le pays en question assure un niveau de protection adéquat, soit par l’utilisation de ce que l’on appelle les garanties appropriées. Un code de conduite approuvé dans le pays destinataire, des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes ou le bouclier de protection de la vie privée sont autant d’exemples de mesures de protection appropriées. Si vous souhaitez obtenir une copie des garanties mises en place ou des informations sur les lieux où elles sont disponibles, veuillez nous contacter.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conservons jamais vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour l’objectif visé.

Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?

Droit d’accès (appelé extrait de registre).

Nous sommes toujours ouverts et transparents sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, et si vous souhaitez obtenir un aperçu plus approfondi des données personnelles que nous traitons à votre sujet, vous pouvez demander l’accès aux données (les informations sont fournies sous la forme d’un extrait de registre indiquant la finalité, les catégories de données personnelles, les catégories de destinataires, les périodes de conservation, les informations sur le lieu où les informations ont été collectées et l’existence d’une prise de décision automatisée). Veuillez noter que si nous recevons une demande d’accès, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires afin d’assurer un traitement efficace de votre demande et de veiller à ce que les informations soient fournies à la bonne personne.

Droit de rectification.

Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes. Dans le cadre de la finalité indiquée, vous avez également le droit de compléter les données personnelles incomplètes.

Droit à l’effacement.

Vous pouvez demander la suppression des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet si

• Les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées.
• Vous vous opposez à un équilibre des intérêts que nous avons établi sur la base de l’intérêt légitime et votre motif d’opposition l’emporte sur notre intérêt légitime.
• Vous vous opposez au traitement à des fins de marketing direct.
• Les données à caractère personnel sont traitées de manière illicite.
• Les données à caractère personnel doivent être supprimées pour satisfaire à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

Veuillez noter que nous pouvons avoir le droit de refuser votre demande si des obligations légales nous empêchent de supprimer immédiatement certaines données à caractère personnel. Ces obligations découlent de la législation comptable, fiscale, bancaire et anti-blanchiment, mais aussi du droit de la consommation. Le traitement peut également être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à une demande d’effacement, nous bloquerons l’utilisation des données à caractère personnel à des fins autres que celles qui empêchent l’effacement demandé. Cela signifie que vous pouvez demander à ce que nous ne supprimions pas vos données.

Droit à la restriction.

Vous avez le droit de demander que le traitement de vos données personnelles soit limité. Si vous contestez l’exactitude des données personnelles que nous traitons, vous pouvez demander une restriction du traitement pendant la période nécessaire pour vérifier l’exactitude des données personnelles. Si nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel pour les finalités identifiées, mais que vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, vous pouvez demander la limitation du traitement. Si vous vous êtes opposé à une mise en balance des intérêts légitimes que nous avons effectuée comme base juridique d’une finalité, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant le temps nécessaire pour vérifier si nos intérêts légitimes l’emportent sur votre intérêt à ce que les données soient effacées. Si le traitement a été limité dans l’une des situations susmentionnées, nous ne pouvons traiter les données, outre le stockage lui-même, que pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, pour la protection des droits d’une autre personne ou si vous avez donné votre consentement.

Droit d’opposition à certains types de traitement.

Vous avez toujours le droit de refuser le marketing direct et de vous opposer à tout traitement de données à caractère personnel fondé sur un équilibre des intérêts.

Équilibre des intérêts

Dans les cas où nous utilisons un équilibre des intérêts comme base juridique pour une finalité, vous avez la possibilité de vous opposer au traitement. Pour continuer à traiter vos données à caractère personnel après une telle objection, nous devons démontrer qu’il existe un motif légitime impérieux pour le traitement en question qui l’emporte sur vos intérêts, vos droits ou vos libertés. Dans le cas contraire, nous ne pouvons traiter les données que pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux.

Marketing direct

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. L’objection couvre également les analyses de données personnelles (appelées profilage) effectuées à des fins de marketing direct. Le marketing direct fait référence à tous les types d’activités de marketing de proximité (par exemple, par courrier, par courriel et par SMS). Les mesures de marketing dans le cadre desquelles vous, en tant que client, avez activement choisi d’utiliser l’un de nos services ou avez cherché à en savoir plus sur nos services ne sont pas considérées comme du marketing direct (par exemple, des recommandations de produits ou d’autres fonctions). Si vous vous opposez au marketing direct, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à cette fin et nous mettrons fin à toutes les activités de marketing direct.

N’oubliez pas que vous avez toujours la possibilité d’influencer les canaux que nous utilisons pour les mailings et les offres personnalisées. Par exemple, vous pouvez choisir de recevoir nos offres uniquement par courrier électronique.

Droit à la portabilité des données.

Si notre droit de traiter vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous, vous avez le droit de demander le transfert des données vous concernant que vous nous avez fournies à un autre responsable du traitement (ce que l’on appelle la portabilité des données). Une condition préalable à la portabilité des données est que le transfert soit techniquement réalisable et puisse être automatisé.

Que sont les cookies et comment les utilisons-nous ?

Les cookies sont de petits fichiers texte composés de lettres et de chiffres qui sont envoyés par notre serveur web et stockés sur votre navigateur ou votre appareil. Nous utilisons des cookies pour contrôler l’efficacité de nos activités de marketing et analyser notre trafic, ainsi que pour certaines fonctionnalités du site web. Nous partageons également ces identifiants et d’autres informations provenant de votre appareil avec les sociétés de publicité et d’analyse avec lesquelles nous travaillons.

Vous pouvez en savoir plus sur les cookies que nous utilisons à l’adresse suivante : https://www.staging.translator-scandinavia.se/cookies/

Votre navigateur ou votre appareil vous permet de modifier les paramètres relatifs à l’utilisation et à la portée des cookies. Consultez les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil pour en savoir plus sur la manière d’ajuster vos paramètres de cookies. Vous pouvez par exemple bloquer tous les cookies, n’accepter que les cookies de première partie ou supprimer les cookies lorsque vous fermez votre navigateur. N’oubliez pas que certains de nos services peuvent ne pas fonctionner si vous bloquez ou supprimez les cookies. Vous pouvez en savoir plus sur les cookies sur le site web de l’Autorité suédoise des postes et télécommunications, www.pts.se.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?
Appelez le 08-702 0503, envoyez-nous un courriel à l’adresse gdpr@staging.translator-scandinavia.se ou utilisez notre formulaire de contact si vous souhaitez que vos données soient supprimées ou bloquées et/ou si vous souhaitez les corriger.

Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?

Nous utilisons des systèmes informatiques pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles. Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité spécifiques pour protéger vos données à caractère personnel contre tout traitement illégal ou non autorisé (tel que l’accès non autorisé, la perte, la destruction ou l’endommagement). Seules les personnes qui ont effectivement besoin de traiter vos données à caractère personnel pour atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés y ont accès.

Que signifie le fait qu’IMY soit l’autorité de contrôle ?

L’Autorité de protection des données (IMY) est chargée de contrôler l’application de la législation, et toute personne estimant qu’une entreprise traite des données personnelles de manière incorrecte peut déposer une plainte auprès de l’IMY.